mei 17, 2023
Dienstbetrekking van een stagiair
Dienstbetrekking van een stagiair Een stagiair die na zijn stage komt werken in je bedrijf of een medewerker die stage b...
Het is als werkgever verplicht een personeelsdossier aan te maken en deze bij te houden. Maar veel werkgevers vragen zich af wat er nou precies in het personeelsdossier moet staan. In dit artikel lees je hoe je een personeelsdossier opbouwt, bijhoudt en hoe lang je deze gegevens mag/moet bewaren.
Zodra een werknemer in dienst komt is het verstandig om gelijk een personeelsdossier aan te maken en deze gedurende het dienstverband uit te breiden. Nadat de werknemer is aangenomen maak je een personeelsdossier aan. Deze bevat de volgende documenten:
Voor de salarisadministratie en personeelszaken is een indiensttredingsformulier (NAW-gegevens) aan te raden. Deze kan de werkgever naar eigen ingeving opstellen. Hierin staan de gegevens die nodig zijn voor de salarisadministratie en bijvoorbeeld een contactpersoon in geval van een incident of noodsituatie.
Tijdens het dienstverband vult het dossier zich verder. Denk hierbij aan de volgende onderwerpen die handig zijn om mee te nemen:
Als een werknemer ontslagen wordt, kan het UWV of de advocaat van de medewerker om opheldering over de gang van zaken opvragen. Door het personeelsdossier up-to-date te houden, zorg je ervoor dat je makkelijk informatie kan overleggen die tot het ontslag hebben geleidt.
Aan alle bovengenoemde gegevens zit een wettelijke bewaartermijn waarna deze vernietigd dienen te worden. De bewaartermijnen van een personeelsdossier zijn opgedeeld in 5 categorieën.
Categorie 1: Binnen 4 weken (zonder toestemming)
Als een sollicitant niet wordt aangenomen moeten de volgende documenten binnen 4 weken vernietigd worden:
Categorie 2: Maximaal 1 jaar na uitdiensttreding (met toestemming)
Zodra een werknemer ontslagen wordt of ontslag neemt dienen dezelfde documenten als in categorie 1 vernietigd te worden. Dit moet gebeuren binnen een jaar nadat de werknemer uit dienst is gegaan. Het is mogelijk om toestemming aan de werknemer te vragen om de gegevens langer te bewaren.
Categorie 3: Maximaal 2 jaar na uitdiensttreding
Categorie 4: Maximaal 5 jaar na uitdiensttreding
Categorie 5: Maximaal 7 jaar na uitdiensttreding:
Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier. Ook mogen zij niet meer gegevens in het dossier vastleggen dan dat er nodig is en niet langer bewaren dan het nodig is. De werkgever moet ook zorgen voor een goede beveiliging van de gegevens, zowel digitaal als op papier. Verder moet werknemers geïnformeerd worden waarom hun gegevens verzameld worden en altijd de mogelijkheid hebben dit in te zien. Alle voorwaarden staan in de privacywet AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), die ervoor zorgt dat bedrijven en organisaties zorgvuldig met persoonsgegevens omgaan.
Heeft u personeelsadvies nodig of wilt u de salarisadministratie uitbesteden, neem contact met ons op!
Over Ons
Ons Team
Onze Klanten
Blog
Vacatures
Privacy Policy
Alle rechten voorbehouden | Met ♡ gemaakt door Webaware Websites
